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CONCEPTOS












FONDOS ACUMULADOS


Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las re estructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.





COMO IDENTIFICAR UN FONDO ACUMULADO
Esta es Producida Desde el  inicio de las funciones administrativas de entidades hasta la última re estructuración  administrativa y aplica para ello unas tablas de valoración documental


PASOS PARA ORGANIZAR UN FONDO ACUMULADO
  • ·  Conocer la institución su historia los cambios que se han producido y el desarrollo organizacional
  • ·       Elaboración de  un cuadro de evolución de la entidad
  •        Estado de los documentos
  •       Volumen de la documentación
  •       Formas en la que los documentos han sido guardados
  •       Identificar  las fechas
  •       Condiciones ambientales
  •       Deterioro  de la  documentación

EN CUANTO A LA ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA SE  DEBE DETERMINAR 
  • La organización y la clasificación
  • La organización  alfabética mixta u otro  tipo de organización
  • Volumen es saber  cantidad de cajas Paquetes costales   archivadores y se hace la medición  en metros lineales
  • Saber cómo se encuentra guardada la documentación si es por asunto por años o fechas  por nombres  etc…
  • El Almacenamiento  si es en cajas, carpetas, AZ
  • Fechas desde la creación hasta la última  fecha administrativa
  • Clases de soporte Papel,  fotografía, disquets, casets

DETERMINAR EL ÁREA DE DEPOSITO 

Si cuenta con Ventilación
Saber cuántos Metros cuadrados ahí
Si hay iluminación artificial o natural
Si está en un sótano o primer piso

CONOCER CONDICIONES AMBIENTALES 

Determinar las temperaturas y los niveles de humedad

SABER COMO SE ENCUENTRA LA DOCUMENTACIÓN 
  • si hay hongos
  • Hay rodadores
  • Si hay polvo
  • Insectos

PLAN DE ACTIVIDADES 
  • Talento humano contar con personas idóneas con conocimientos archivísticos para la organización de los fondos acumulados.
  • Recursos físicos y  económicos.
  • Materiales de trabajo (tapabocas, batas, gafas ).
  • Equipo de protección personal.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 

  • Conocer la estructura orgánico-funcional
  • La aplicación de los principios de orden original y procedencia.
  • La clasificación de los grupos documentales de acuerdo a las dependencias y oficinas productoras.
  • La clasificación por grupos documentales de acuerdo a las funciones de cada dependencia u oficina.

LA ORGANIZACIÓN Y PROCESO TÉCNICOS QUE SE TIENEN EN CUENTA SON 
  • Identificación
  • Clasificación
  • Depuración
  • Ordenación
  • Descripción
  • Selección de las series y sub-series
  • Levantamiento del  inventario

FONDOS CERRADOS
Los fondos cerrados es aquella documentación que se encuentra suprimida en las entidades

FONDOS ABIERTOS

Los fondos abiertos son documentación de entidades administrativas vigentes es decir que cada vez que se va haciendo trasferencias  va creciendo 






CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

CONCEPTO:
Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación que se le dan a los documentos producidos por una institución. Se registran jerárquica mente  según el organigrama: secciones, subsecciones, series y subseries.

Cada unidad productora se identificara con un código, este código se asigna al la dependencia teniendo en cuenta su nivel jerárquico, puede ser numérico o alfanumérico de acuerdo a lo establecido en cada entidad.



 USO Y APLICACIÓN.





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