CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

CONCEPTOS FONDOS ACUMULADOS Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las re estructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones. COMO IDENTIFICAR UN FONDO ACUMULADO Esta es Producida Desde el  inicio de las funciones administrativas de entidades hasta la última re estructuración  administrativa y aplica para ello unas ...

AGRUPACIONES  DOCUMENTALES AGRUPACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de documentos agrupados por cualquier criterio archivístico. Son agrupaciones documentales: Fondo, sección, sub-sección, serie,  sub-serie  documental. FONDO: FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.  Se entiendo por fondo documental la agrupación orgánica de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas. , se denomina fondo documental, o fondo archivístico o simplemente fondo.  De acuerdo con la vigencia administrativa pueden encontrarse los siguientes fondos documentales: FONDOS ABIERTOS : documentos de entidades vigentes. FONDOS CERRADOS : documentos de entidades suprimidas. FONDOS ACUMULADOS : Documentación reunida  ...

PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN Con la clasificación se reconstruye como es y como funciona la entidad que a producido los documentos. lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vinculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad practica, jurídica y administrativa.  Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produce, es necesario aplicar los pasos metodológicos que se presentan a continuación para adelantar la clasificación de los mismos. Clasificación de productores Estructura orgánica Series documentales y asuntos 

FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS La clasificación es la adaptación de un Fondo Documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una Vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos. La clasificación es connatural a los documentos de archivo, ya que éstos nacen clasificados por estar vinculados, en primer lugar a la Institución que los produce y en segundo lugar al quedar adscritos a una dependencia o división de aquella, en cumplimiento de un procedimiento administrativo. La clasificación bien fundamentada, deberá basarse tanto en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que éstas tramitan. PRINC...

CONCEPTO GENERAL La Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación docu mental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.