CONCEPTOS

FONDOS ACUMULADOS

Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las re estructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.

COMO IDENTIFICAR UN FONDO ACOMULADO

Esta es Producida Desde el  inicio de las funciones administrativas de entidades hasta la última re estructuración  administrativa y aplica para ello unas tablas de valoración documental

PASOS PARA ORGANIZAR UN FONDO ACOMULADO

·      Conocer la institución su historia los cambios que se han producido y el desarrollo organizacional

·       Elaboración de  un cuadro de evolución de la entidad

En aspectos como

Estado de los documentos

Volumen de la documentación

Formas en la que los documentos han sido guardados

Identificar  las fechas

Condiciones ambientales

Deterioro  de la  documentación

En cuanto a la organización archivística  se debe determinar 

La organización y la clasificación

La organización  alfabética mixta u otro  tipo de organización

Volumen es saber  cantidad de cajas Paquetes costales   archivadores y se hace la medición  en metros lineales

Saber cómo se encuentra guardada la documentación si es por asunto por años o fechas  por nombres  etc…

El Almacenamiento  si es en cajas, carpetas, AZ

Fechas desde la creación hasta la última  fecha administrativa

Clases de soporte Papel,  fotografía, disquets, casets

Determinar el área de depósito 

Si cuenta con Ventilación

Saber cuántos Metros cuadrados ahí

Si hay iluminación artificial o natural

Si está en un sótano o primer piso

Conocer Condiciones ambientales

Determinar las temperaturas y los niveles de humedad

Saber cómo se encuentra la documentación

• si hay hongos
• Hay rodadores
• Si hay polvo
• Insectos

Plan de actividades

• Talento humano contar con personas idóneas con conocimientos archivísticos para la organización de los fondos acumulados.
• Recursos físicos y  económicos.
• Materiales de trabajo (tapabocas, batas, gafas ).
• Equipo de protección personal.

Organización documental

• Conocer la estructura orgánico-funcional
• La aplicación de los principios de orden original y procedencia.
• La clasificación de los grupos documentales de acuerdo a las dependencias y oficinas productoras.
• La clasificación por grupos documentales de acuerdo a las funciones de cada dependencia u oficina.

La organización y proceso técnicos que se tienen en cuenta son:

• Identificación
• Clasificación
• Depuración
• Ordenación
• Descripción
• Selección de las series y sub-series
• Levantamiento del  inventario

FONDOS CERRADOS

Los fondos cerrados es aquella documentación que se encuentra suprimida en las entidades

FONDOS ABIERTOS

Los fondos abiertos son documentación de entidades administrativas vigentes es decir que cada vex que se va haciendo trasferencias  va creciendo 

CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

CONCEPTO:

Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación que se le dan a los documentos producidos por una institución. Se registran jerárquicamente  según el organigrama: secciones, subsecciones, series y subseries.

Cada unidad productora se identificara con un código, este código se asigna al la dependencia teniendo en cuenta su nivel jerárquico, puede ser numérico o alfanumérico de acuerdo a lo establecido en cada entidad.

 USO Y APLICACIÓN.