CONCEPTO GENERAL



La Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.

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CONCEPTOS FONDOS ACUMULADOS Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las re estructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones. COMO IDENTIFICAR UN FONDO ACUMULADO Esta es Producida Desde el  inicio de las funciones administrativas de entidades hasta la última re estructuración  administrativa y aplica para ello unas ...
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FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS La clasificación es la adaptación de un Fondo Documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una Vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos. La clasificación es connatural a los documentos de archivo, ya que éstos nacen clasificados por estar vinculados, en primer lugar a la Institución que los produce y en segundo lugar al quedar adscritos a una dependencia o división de aquella, en cumplimiento de un procedimiento administrativo. La clasificación bien fundamentada, deberá basarse tanto en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que éstas tramitan. PRINC...
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