AGRUPACIÓNES DOCUMENTALES


AGRUPACIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de documentos agrupados por cualquier criterio archivístico.

Son agrupaciones documentales:
Fondo, sección, sub-sección, serie,  sub-serie  documental.

FONDO:
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.  Se entiendo por fondo documental la agrupación orgánica de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas. , se denomina fondo documental, o fondo archivístico o simplemente fondo.

 De acuerdo con la vigencia administrativa pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:

FONDOS ABIERTOS: documentos de entidades vigentes.
FONDOS CERRADOS: documentos de entidades suprimidas.
FONDOS ACUMULADOS: Documentación reunida  por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico  de organización y conservación.

SECCIÓN:
La sección documental o sección de fondo es una parte del fondo y como tal, forma parte integrada a él. Establecen Las jerarquías de las dependencias para saber cuál de ellas son de nivel directivo y cual el subalterno. Estos datos son necesarios para codificar  las dependencias y las series documentales que le correspondan a cada una.

SUBSECCIÓN:
Es una subdivisión administrativa de la sección. En algunos casos reciben el nombre de oficina, división o sección. Su cargo son las funciones y actividades específicas dentro de la sección.

SERIES:
Es el testimonio documental de actividades desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y sub-sección está constituida por documentos agrupados en series.

SUBSERIE:
Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en secciones administrativas semejantes.


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